Акт инвентаризационная опись бланк. Инструкция: заполняем инвентаризационные описи
Первичные документы по учету результатов инвентаризации применяются для проверки полноты и достоверности бухгалтерского учета в ходе полной или частичной инвентаризации имущества и финансовых активов предприятия. На основании этих документов инвентаризационная комиссия устанавливает, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактической стоимости имущества.
Основными нормативными актами, регулирующими порядок проведения инвентаризации, являются:
Закон о бухгалтерском учете;
Положение по ведению бухгалтерского учета;
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические рекомендации по инвентаризации).
В соответствии с этими документами, а также Постановлением N 835 для оформления первичных документов, составляемых в ходе инвентаризации, необходимо использовать типовые межведомственные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России.
Постановлением N 88 для документирования результатов инвентаризации введены следующие формы:
N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств";
N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов";
N ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык";
N ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей";
N ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных";
N ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение";
N ИНВ-6 "Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути";
N ИНВ-8 "Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них";
N ИНВ-8а "Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях";
N ИНВ-9 "Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них";
N ИНВ-10 "Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств";
N ИНВ-11 "Акт инвентаризации расходов будущих периодов";
N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств";
N ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности";
N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";
Приложение к форме N ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";
N ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов";
N ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей";
N ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации";
N ИНВ-23 "Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации";
N ИНВ-24 "Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей";
N ИНВ-25 "Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации";
N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".
С 1 января 2001 года унифицированная форма N ИНВ-26 несколько видоизменена постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26.
Формы N ИНВ-1-ИНВ-19 являются необходимыми первичными документами. На их основании осуществляется отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Порядок и особенности заполнения каждой из этих форм мы подробно рассмотрим далее. Формы N ИНВ-22-ИНВ-26 применяются для надлежащей организации самого процесса инвентаризации и для контроля правильности ее проведения. Они достаточно просты в оформлении, поэтому мы не будем описывать каждую из них подробно.
В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации инвентаризация проводится в несколько этапов. На каждом этапе составляются соответствующие первичные документы. При этом сначала издается приказ о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), который регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23). Затем заполняются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств (формы N ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-2, ИНВ-3 и т.д.). Следующим этапом в ходе инвентаризации является сравнение результатов, выявленных при проверке, с данными, отраженными на счетах бухгалтерского учета. При этом для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей составляются сличительные ведомости (формы N ИНВ-18, ИНВ-19). Для оформления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности могут использоваться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей (формы N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15, ИНВ-16). По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Результаты таких проверок оформляются актом (форма N ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25). На последнем этапе результаты инвентаризаций, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).
Данная форма инвентаризационной описи формируется по результатам инвентаризации материально-ответственных лиц организации на предмет соответствия фактического наличия и заявленных характеристик основных средств данным бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственными лицами отдельно по каждому месту хранения. На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю.
Бланк формы ИНВ-1. Инструкция по заполнениюБланк формы ИНВ-1а. Инвентаризационная опись нематериальных активов
Данная форма описи формируется по результатам инвентаризации материально-ответственных лиц организации на предмет соответствия фактического наличия нематериальных активов данным бухгалтерского учета. При инвентаризации нематериальных активов проверяется наличие документов, подтверждающих права организации на его применение и правильность отражения в балансе организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственными лицами.
Бланк формы ИНВ-1а. Инструкция по заполнениюБланк формы ИНВ-3. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
Данная форма описи формируется по результатам инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения организации (в подотчете у материально-ответственных лиц) на предмет соответствия фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственными лицами. На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовую продукцию составляются соответствующие акты.
Бланк формы ИНВ-3. Инструкция по заполнениюБланк формы ИНВ-10. Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств
Данная форма акта формируется по результатам инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (зданий, сооружений, машин, оборудования и т.д.) на предмет соответствия фактических затрат и данных бухгалтерского учета. Акт инвентаризации составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственными лицами. Один экземпляр передается в подразделение бухгалтерии, другой - материально-ответственным лицам.
Бланк формы ИНВ-10. Инструкция по заполнениюБланк формы ИНВ-11. Акт инвентаризации расходов будущих периодов
Данная форма акта формируется по результатам инвентаризации расходов будущих периодов на предмет соответствия фактических затрат, подтвержденных первичными учетными документами, с данными бухгалтерского учета. Акт инвентаризации составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными членами комиссии. Один экземпляр передается в подразделение бухгалтерии, другой остается в комиссии.
Бланк формы ИНВ-11. Инструкция по заполнениюБланк формы ИНВ-15. Акт инвентаризации наличных денежных средств
Данная форма акта формируется по результатам инвентаризации кассы организации на предмет соответствия фактического наличия денежных средств, марок, чековых книжек и т.п. с данными бухгалтерского учета. Акт составляется в двух экземплярах (кроме ситуации со сменой материально-ответственных лиц) и подписывается всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей.
Бланк формы ИНВ-15. Инструкция по заполнениюБланк формы ИНВ-16. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности
Данная форма инвентаризационной описи формируется по результатам инвентаризации материально-ответственных лиц организации на предмет соответствия фактического наличия, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности данным бухгалтерского учета. Опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах.
Бланк формы ИНВ-16. Инструкция по заполнениюБланк формы ИНВ-17. Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
Данная форма акта формируется по результатам инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами на предмет соответствия фактической дебиторской и кредиторской задолженности, подтвержденной первичными учетными документами, и данных бухгалтерского учета. Акт инвентаризации составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии. Один экземпляр передается в подразделение бухгалтерии, другой остается в комиссии.
Бланк формы ИНВ-17. Инструкция по заполнениюБланк формы ИНВ-18. Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств
Настоящая форма сличительной ведомости формируется для отражения результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов по которым выявлены отклонения от данных бухгалтерского учета. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером. Один экземпляр хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.
Бланк формы ИНВ-18. Инструкция по заполнениюБланк формы ИНВ-19. Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей
Сличительная ведомость по форме ИНВ-19 формируется для отражения результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по которым выявлены отклонения фактических показателей (количества, суммы) от данных бухгалтерского учета. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером. Один экземпляр хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.
Бланк формы ИНВ-19. Инструкция по заполнениюБланк формы ИНВ-22. Приказ о проведении инвентаризации
Приказ по форме ИНВ-22 является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии.
Бланк формы ИНВ-22. Инструкция по заполнениюБланк формы ИНВ-23. Журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации
Журнал по форме ИНВ-23 применяется для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. В данном журнале регистрируются приказы о проведении инвентаризации, составленные по форме ИНВ-22
Бланк формы ИНВ-23. Инструкция по заполнениюБланк формы ИНВ-24. Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей
Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом по форме ИНВ-24 и регистрируются в Журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций по форме ИНВ-25
Бланк формы ИНВ-24. Инструкция по заполнениюБланк формы ИНВ-25. Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций
В настоящем журнал регистрируются Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформленные актами по форме ИНВ-24
В каждой уважающей себя организации время от времени происходит такая вещь как инвентаризация.
Таким образом, контролируется, нет ли, во-первых, в организации воровства, а во-вторых, есть ли сломанные предметы, которые необходимо заменить, дабы не тормозить рабочий процесс, ну и конечно, разобраться, виноват ли кто, что они пришли в негодность и если да, то кто несет вину.
Результатом любой инвентаризации становиться составление инвентаризационной описи.
О ее составлении мы сегодня и поговорим
Что в ней записывают
Для каждой категории вещей, находящихся в организации, разумеется, есть свои особенные бланки. Но так как правила оформления в целом одни и те же, мы не будем вдаваться в тонкости и поговорим сейчас об общих правилах оформления инвентаризационной описи.
Записывают в ней всю информацию, которую получили после проведения инвентаризации. А если конкретнее то, что есть в организации, в каком количестве, кто материально отвечает за эти вещи, в каком они состоянии.
Также отслеживается, как перемещается по организации тот или иной предмет. Все это фиксируется в письменном виде на специальном бланке, который называют инвентаризационным.
Его подписывают и те, кто проводил инвентаризацию, и те, кто несет ответственность за вещи и ценности на предприятии, то есть можно сделать вывод о том, что это вполне официальный документ, который в случае чего может быть доказательством, например, в суде при доказывании факта воровства.
Стоит заметить одну деталь, вещь или вещи не только проверяют на наличие, но и, если в этом есть необходимость, считают количества, делают необходимые замеры.
Еще правила по оформлению
Инвентаризационная опись изготавливается, как и многие официальные документы в двух копиях. Одну забирает себе бухгалтерия для учета, они делают общую сводную таблицу, но это уже другая история. А второй забирает человек, который несет ответственность за вещи, которые записаны в данной описи.
И еще одно правило, на которое хотелось бы обратить внимание. Еще перед началом инвентаризации, тот самый человек, о котором мы говорили выше, то есть который материально отвечает за вещи, расписывается за то, что все вещи, по его мнению, в порядке, нарушений нет и можно проводить проверку.
Мы употребили слово «проверка», потому что на деле инвентаризация - это и есть проверка вещей на целость и сохранность.
Если были обнаружены испорченные, негодные вещи, то их также в опись вносят, но помимо этого на них составляют дополнительные бумаги, в которых отражается, что данная вещь пришла в негодность. На основании этих бумаг, вещь потом списывают и утилизируют, то есть выкидывают.
Бывает и такое, что пока проверяли, нашли новые ценности, которые никому лично не принадлежат. Что делать в этом случае? Ничего особенного, они также вносятся в опись, а уже потом начальники, на основании всех документов решают, что делать с этими предметами.
Вот в принципе и все тонкости, которых на деле оказалось не так уж и много.
Ниже расположен типовой бланк и образец инвентаризационной описи вариант которого можно скачать бесплатно
Инвентаризационные описи – это необходимые документы, которые обязательны к заполнению во время проведения такой проверки, как инвентаризация. Для разных видов объектов, попадающих под проверку, разработаны разные типы описей:
Ответственной за заполнение описей для инвентаризации назначается специальная комиссия, состав которой включает сотрудников, утвержденных приказом главы организации.
Данные, которые указываются в форме ИНВ-3
- информация о товарах;
- информация о готовой продукции;
- информация о производственных запасах и материалам, располагающихся в местах для хранения;
- информация обо всех передвижениях этих объектов внутри компании;
Другие данные, подлежащие проверке при инвентаризации:
Правила заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей
- Оформляются две копии инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей. Одну копию отдают в бухгалтерию, вторая копия должна остаться у материально ответственных лиц.
- До начала учета всех товаров, готовой продукции и материалов (имеющихся ТМЦ), материально-ответственные лица пишут расписку, в которой они подтверждают, что все ценности были учтены и присутствует вся необходимая документация. Все материально-ответственные лица ставят свои подписи на первой странице описи (формы ИНВ-3). Также они вносят расшифровку поставленной подписи и информацию о занимаемой должности.
Пример заполнения инвентаризационной описи ТМЦ (форма ИНВ-3)
- На самую первую страницу бланка вносится информация о предприятии, которое подвергается инвентаризации ТМЦ, фиксируется дата приказа и его порядковый номер. Также вносятся даты начала и окончания проверки (их необходимо взять из приказа)
- На инвентаризационную опись ставится уникальный номер и дата ее заполнения.
- Далее указывается, какие конкретно ТМЦ будут подвергнуты инвентаризации и где они располагаются.
- Вторая страница включает таблицу, которая заполняется в процессе проверки, которая проводится путем пересчета присутствующих материалов, товаров и готовой продукции.
Правила внесения данных в таблицу
- Таблица включает в себя данные, расположенные в определенном порядке. Каждому пункту присваивается номер. Каждому номеру соответствует определенный пункт:
– Порядковый номер – цифра 1
– Номер счета и субсчета, в котором ведется учет данных ценностей (товары – 41, материалы – 10, готовая продукция – 43)
– наименование, краткое описание, присвоенный номенклатурный номер ТМЦ – 3-4
– информация об использованной единице измерения -5-6
– цена одной единицы – 7
– присвоенный инвентаризационный номер – 8
– Если есть паспорт, в котором указывается информация о присутствии драгметаллов в ТМЦ, то указывается номер по паспорту – 9
– информация о наличии по факту упомянутого наименования, его количество и сумма – 10-11.
- В описи указываются все ТМЦ, которые попадают под инвентаризацию.
- Опись можно подготовить еще до начала инвентаризации. Ее можно заполнить, внести данные в графы с 1 по 9. Во время инвентаризации члены комиссии будут указывать только фактическое наличие каких-либо товаров, материалов и других ценностей и вносить их в пункты 10-11.
- Если оказалось, что не все ТМЦ есть в описи, то их вписывают от руки.
- В случае если наименований в таблице очень много, то она может занять несколько страниц. Тогда общее число порядковых номеров, реальное количество единиц, а также общая сумма высчитывается по итогам на каждой странице таблицы. В конце проводится подсчет данных на каждой странице, и вносятся итоговые данные.
- Обнаруженные испорченные и бракованные ТМЦ должны быть внесены в соответствующие акты.
- На бланке описи ИНВ-3 должны быть подписи всех присутствующих членов комиссии. Кроме них в описи должны подписаться материально-ответственные лица, подтверждая свое согласие с результатами проведенной проверки.
- После этого документ проверяется бухгалтером на корректность внесенных данных и правил заполнения. Сотрудник бухгалтерии также вносит информацию по каждому объекту (ТМЦ), в соответствии с имеющимися данными учета.
- Сличительная ведомость форма ИНВ-19 заполняется, если после проведения проверки вскрылись несоответствия.
- Итоговые данные прописываются в ведомости (
Первичные документы по учету результатов инвентаризации применяются для проверки полноты и достоверности бухгалтерского учета в ходе полной или частичной инвентаризации имущества и финансовых активов предприятия. На основании этих документов инвентаризационная комиссия устанавливает, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактической стоимости имущества.
Основными нормативными актами, регулирующими порядок проведения инвентаризации, являются:
Закон о бухгалтерском учете;
Положение по ведению бухгалтерского учета;
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические рекомендации по инвентаризации).
В соответствии с этими документами, а также Постановлением N 835 для оформления первичных документов, составляемых в ходе инвентаризации, необходимо использовать типовые межведомственные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России.
Постановлением N 88 для документирования результатов инвентаризации введены следующие формы:
N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств";
N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов";
N ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык";
N ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей";
N ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных";
N ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение";
N ИНВ-6 "Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути";
N ИНВ-8 "Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них";
N ИНВ-8а "Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях";
N ИНВ-9 "Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них";
N ИНВ-10 "Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств";
N ИНВ-11 "Акт инвентаризации расходов будущих периодов";
N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств";
N ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности";
N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";
Приложение к форме N ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";
N ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов";
N ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей";
N ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации";
N ИНВ-23 "Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации";
N ИНВ-24 "Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей";
N ИНВ-25 "Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации";
N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".
С 1 января 2001 года унифицированная форма N ИНВ-26 несколько видоизменена постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26.
Формы N ИНВ-1-ИНВ-19 являются необходимыми первичными документами. На их основании осуществляется отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Порядок и особенности заполнения каждой из этих форм мы подробно рассмотрим далее. Формы N ИНВ-22-ИНВ-26 применяются для надлежащей организации самого процесса инвентаризации и для контроля правильности ее проведения. Они достаточно просты в оформлении, поэтому мы не будем описывать каждую из них подробно.
В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации инвентаризация проводится в несколько этапов. На каждом этапе составляются соответствующие первичные документы. При этом сначала издается приказ о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), который регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23). Затем заполняются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств (формы N ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-2, ИНВ-3 и т.д.). Следующим этапом в ходе инвентаризации является сравнение результатов, выявленных при проверке, с данными, отраженными на счетах бухгалтерского учета. При этом для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей составляются сличительные ведомости (формы N ИНВ-18, ИНВ-19). Для оформления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности могут использоваться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей (формы N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15, ИНВ-16). По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Результаты таких проверок оформляются актом (форма N ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25). На последнем этапе результаты инвентаризаций, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).