Ведение журнала полученных счетов фактур. Средства получения результатной информации
Правительства Российской Федерации
от 26 декабря 2011 г. № 1137
Правила ведения журнала учета
полученных и выставленных счетов-фактур
1. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость (далее соответственно - счета-фактуры, журнал учета), ведется налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, за каждый налоговый период на бумажном носителе либо в электронном виде. Журнал состоит из двух частей - части 1 "Выставленные счета-фактуры" (далее - часть 1 журнала учета) и части 2 "Полученные счета-фактуры" (далее - часть 2 журнала учета).
2. Налогоплательщики налога на добавленную стоимость, предусмотренные пунктом 5 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации, и налоговые агенты, не являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость, ведут только часть 1 журнала учета в тех налоговых периодах, в которых регистрируют соответствующие счета-фактуры.
3. Счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), составленные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета по дате их выставления, а также составления (исправления) в случаях, когда счета-фактуры, составленные налогоплательщиками, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, не передаются.
Счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), полученные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 2 журнала учета по дате их получения.
4. В случае если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде, допускается составление продавцом такого счета-фактуры на бумажном носителе. При этом продавец переносит показатели из составленного счета-фактуры в электронном виде, не изменяя их, в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе. При составлении такого счета-фактуры на бумажном носителе организацией реквизиты счета-фактуры дополняются подписью главного бухгалтера организации или иного уполномоченного лица. В частях 1 и 2 журнала учета в этом случае продавец и покупатель соответственно регистрируют только выставленный и полученный счет-фактуру на бумажном носителе. После выставления продавцом и получения покупателем такого счета-фактуры на бумажном носителе его перевыставление в электронном виде не допускается. Если на дату составления указанного счета-фактуры на бумажном носителе возникла необходимость внесения изменений в ранее составленный счет-фактуру в электронном виде, в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру, покупателю направляется счет-фактура на бумажном носителе с реквизитами, исправленными в соответствии с приложением № 1 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137, и с указанием в строке 1а порядкового номера исправления и даты исправления. Если продавец выставил покупателю, а покупатель получил только счет-фактуру с исправленными реквизитами, в частях 1 и 2 журнала учета продавец и покупатель соответственно регистрируют только счет-фактуру с исправленными реквизитами.
5. В журнале учета указываются:
а) полное или сокращенное наименование налогоплательщика в соответствии с учредительными документами или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
б) идентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика;
в) налоговый период, за который составлен журнал учета.
6. В части 1 журнала учета не подлежат регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), направленные продавцами покупателям, в отношении которых продавец не получил извещения от покупателя о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного) при наличии у продавца подтверждения организации, обеспечивающей обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (далее - оператор электронного документооборота) с указанием даты и времени поступления файла оператору электронного документооборота от продавца.
9. В части 2 журнала учета не подлежат регистрации:
а) счета-фактуры (в том числе исправленные), составленные:
- продавцом (при ведении журнала учета продавцом) при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- налоговым агентом, указанным в абзаце втором пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации, являющимся налогоплательщиком налога на добавленную стоимость;
- налогоплательщиком, осуществляющим операции, указанные в подпунктах 2 и 3 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса Российской Федерации;
- продавцом при получении сумм, указанных в статье 162 Налогового кодекса Российской Федерации;
б) корректировочные счета-фактуры (в том числе исправленные), выставленные продавцом (при ведении журнала учета продавцом) при уменьшении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.
10. В части 2 журнала учета подлежат единой регистрации в хронологическом порядке по дате получения полученные счета-фактуры (в том числе корректировочные) и исправленные счета-фактуры (в том числе корректировочные).
13. Организация, реализующая (приобретающая) товары (работы, услуги), имущественные права через свои обособленные подразделения, если эти подразделения от имени организации выставляют покупателям (получают от продавцов) счета-фактуры (в том числе корректировочные), исправленные счета-фактуры (в том числе корректировочные), ведет журнал учета по организации в соответствии с настоящим документом.
Журнал учета, составленный на бумажном носителе, подписывается до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем, прошнуровывается, его страницы пронумеровываются. При этом страницы журнала учета, составленного организацией, скрепляются печатью этой организации.
Журнал учета за налоговый период, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при передаче журнала учета в налоговый орган в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации.
Контроль за правильностью ведения журнала учета на бумажном носителе или в электронном виде, составленного организацией, осуществляет руководитель этой организации (уполномоченное им лицо), журнала учета, составленного индивидуальным предпринимателем, - индивидуальный предприниматель.
Журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи.
14. Счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного) хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если направленные продавцом покупателю счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) не получены покупателем) или получения за соответствующий налоговый период.
15. Хранению в течение срока, предусмотренного пунктом 13 настоящего документа, подлежат следующие документы, не регистрируемые в журнале учета:
а) полученные документы:
- заверенные в установленном порядке комиссионером (агентом), копии счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных), полученных комитентами (принципалами) на бумажном носителе, выставленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав комиссионеру (агенту) при приобретении для комитента (принципала) товаров (работ, услуг), имущественных прав и переданных комиссионером (агентом) комитенту (принципалу). В случае выставления продавцом счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных) в электронном виде комитент (принципал) должен хранить счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), выставленные продавцом указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав комиссионеру (агенту), полученные комиссионером (агентом) и переданные комиссионером (агентом) комитенту (принципалу);
- таможенные декларации (их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем)), платежные и иные документы, подтверждающие уплату налога на добавленную стоимость, - в отношении товаров, ввезенных на территорию Российской Федерации;
- заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате налога на добавленную стоимость или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем), копии платежных и иных документов, подтверждающих уплату налога на добавленную стоимость, - в отношении товаров, импортируемых на территорию Российской Федерации с территории государства - члена Таможенного союза;
- заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость - при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей;
- документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации, или их нотариально заверенные копии;
- первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), полученных имущественных прав в целях восстановления суммы налога в порядке, установленном подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации;
б) переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации;
в) иные документы, подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, - бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы налога в соответствии с пунктом 6 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации и платежно-расчетный документ, свидетельствующий о перечислении суммы налога в бюджет, подлежащий регистрации налоговым агентом, указанным в пункте 4.1 статьи 161 Налогового кодекса Российской Федерации, в книге продаж, дополнительном листе книги продаж и в случаях, установленных статьей 171 Налогового кодекса Российской Федерации, - в книге покупок.
– особенная разновидность отчетности, необходимая для некоторых организаций. Он должен вестись по установленному порядку и периодически предоставляться в надзорные органы.
ФАЙЛЫ
Кто обязан заполнять документ
До недавних пор данный документ обязаны были вести все компании, работающие с НДС. С 2016 года это требование по отношению к ним было отменено, т.к. сведения, вносимые в журнал, дублируются в книге покупок и продаж.
А вот предприятия, занимающиеся посредничеством в сфере сбыта товаров, предоставления услуг и производства работ, застройщики, нанимающие подрядчиков, а также организации, работающие в области транспортных перевозок и привлекающие к своей деятельности сторонних экспедиторов, этот журнал вести должны.
При этом то, по какой налоговой схеме (общей, «упрощенке» или «вмененке») работает то или иное предприятие – значения не имеет.
Зачем нужен журнал
Данный документ можно отнести к методам контроля за теми организациями, которые не предоставляют в налоговые инспекции декларации по налогу (по причине освобождения в соответствии с законом, или отсутствия таковой обязанности в принципе).
Исходя из взятых из учетного журнала данных, налоговики проверяют, сходится ли НДС, указанный посредниками при сбыте товарно-материальных ценностей, суммам налога, принимаемым приобретателями этих ТМЦ к вычету. И точно также в обратном направлении: соответствуют ли размеры вычетов, указанные комитентами по купленным ТМЦ, НДС, начисленному продавцами этих товаров к налоговым выплатам.
Журнал ведется поквартально и отражает информацию о счетах-фактурах, выставленных в трехмесячный период отчета.
Куда отдавать документ
Журнал учета счетов-фактур необходимо сдавать в территориальное налоговое отделение по месту регистрации предприятия.
После получения журнала налоговики проводят его анализ, и по результатам проверки могут попросить письменных пояснений по поводу неясных моментов, а также затребовать дополнительные документы, в том числе спорные счета-фактуры, первичные бумаги и пр.
Периодичность предоставления журнала – один раз в квартал, до 20 числа месяца, следующего за периодом отчета (при этом если крайняя дата выпадает на выходной, то конечный срок отправки журнала переносится на ближайший понедельник или другой рабочий день).
Как передавать журнал и что будет, если не сдать
По закону журнал допускается вести в бумажном виде и на компьютере.
Обратите внимание! В налоговые органы на сегодняшний день предусмотрена только электронная сдача журнала, через компанию – спецоператора электронной системы документооборота, при этом использоваться должны только официально утвержденные форматы документа.
Если организация не предоставит вовремя заполненный бланк, она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа (до 10 000 рублей), также штраф может быть наложен на ответственных должностных сотрудников (директора и главного бухгалтера).
Особенности документа и образец журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур
Журнал учета счетов-фактур имеет унифицированную, обязательную к использованию форму, утвержденную на законодательном уровне. Функция по заполнению журнала обычно возлагается на специалиста отдела бухгалтерии.
Данный документ состоит из стандартной «шапки» и двух разделов.
Заполнение первой страницы формы
В «шапку» вносится:
- наименование организации;
- ее ИНН, КПП;
- квартал, за который сдается отчетность по счетам-фактурам.
Некоторые организации – банковские, кредитные учреждения, страховые компании, негосударственные пенсионные фонды, ПИФы и т.д.- заполняют только этот отрезок журнала. При этом если выдача счетов-фактур вообще не производилась, данный раздел можно оставлять незаполненным.
Информация в первую часть вписывается, исходя из даты выставления каждого счета-фактуры, по хронологии. При этом учитываются все бланки, в том числе корректировочные и исправленные, вне зависимости от того, оформлены они в печатном виде (в компьютере) или в «живом».
После формирования счета-фактуры в журнал следует внести:
- дату, код выполненной операции, число-месяц-год и номер заполнения бланка;
- при необходимости реквизиты всех правленых и корректировочных документов;
- название покупателя, его ИНН, КПП;
- информацию о посреднической деятельности;
- денежную единицу, в которой осуществляется платеж по счету-фактуре;
- размер стоимости товарно-материальных ценностей, услуг, работ, в том числе НДС;
- данные о разнице с корректировочными документами (если таковые были).
Заполнение второй страницы формы
Вторая часть документа отведена под информацию о полученных счетах-фактурах. Данные сюда включаются также строго по порядку, вне зависимости от того, в какой форме они пришли – в бумажной или электронной. Сведения сюда вносятся аналогично первому разделу.
После окончания журнала
После завершения очередного квартала, журнал необходимо распечатать. Все его листы пронумеровываются, скрепляются толстой, суровой нитью (но только не степлером), проштамповываются (при условии, конечно, что компания использует штемпельные изделия для визирования бумаг) и заверяются подписью ответственного сотрудника.
Затем журнал должен подписать руководитель предприятия. Электронную версию журнала перед передачей в налоговую службу необходимо подписать с помощью официальной .
Хранить журналы учета счетов-фактур следует период, установленный законодательством или срок, прописанный во внутренних нормативно-правовых актах фирмы (но не менее четырех лет). После утраты актуальности и истечения срока хранения, бланк можно удалить из компьютера или уничтожить (бумажную версию) с соблюдением установленной законом процедуры.
Журнал учета , форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137, состоит из двух частей: ч. 1 "Выставленные счета-фактуры
", ч. 2 "Полученные счета-фактуры
".
В Журнале учета указываются:
- полное или сокращенное наименование налогоплательщика в соответствии с учредительными документами (или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя);
- идентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика;
- налоговый период, за который составлен журнал учета.
Каждая часть Журнала представляет собой таблицу. В ней предусмотрены графы для отражения следующей информации о счетах-фактурах:
- дата (выставления или получения);
- код способа выставления. Если документ составлен на бумажном носителе, то в графе 3 проставляется "1". В случае, когда речь идет о регистрации электронного счета-фактуры, в эту графу вписывается "2";
- код вида операции. При этом в случае одновременного отражения нескольких операций в счете-фактуре указывается одновременно несколько кодов через разделительный знак. Предполагается, что перечень кодов должен быть утвержден ФНС. На сегодняшний день отдельного приказа, в котором были бы приведены коды операций, из-под пера ФНС пока не вышло. Так что в этой части необходимо дождаться либо когда ФНС утвердит их, либо когда даст соответствующие разъяснения, можно ли их взять из Приложения N 1 к Порядку , утвержденному Приказом Минфина России от 15 октября 2009 г. N 104н;
- номер счета-фактуры;
- дата составления счета-фактуры;
- номер и дата составления корректировочного счета-фактуры;
- номер и дата исправления;
- наименования покупателя (продавца);
- ИНН/КПП покупателя (продавца);
- наименование и код валюты;
- стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав по счету-фактуре всего;
- сумма налога;
- разница стоимости с учетом НДС по корректировочному счету-фактуре;
- разница НДС по корректировочному счету-фактуре.
Счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), выставленные или полученные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке соответственно в ч. 1 или ч. 2 Журнала.
Обратите внимание!
Компаниям, которые имеют в своем составе обособленные подразделения, нужно вести Журнал в целом по организации.
Журнал составляется на налоговый период. Если он формировался на бумажном носителе, то до 20-го числа месяца его следует прошнуровать, страницы пронумеровать и скрепить подписью руководителя организации (уполномоченного лица) или ИП и скрепить печатью компании.
Журнал, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при передаче Журнала учета в налоговую инспекцию для проверки.
В том случае, если в течение налогового периода счета-фактуры не выставлялись, то ч. 1 Журнала не заполняется. В таких ситуациях оформить нужно лишь "шапку" Журнала и ч. 2, естественно, при наличии полученных счетов-фактур в этот период.
Независимо от того, в каком виде составлялся Журнал (на бумаге или на компьютере), хранить его нужно в течение не менее 4 лет с даты последней записи. Ровно столько же необходимо беречь как зеницу ока и соответствующие счета-фактуры, а также подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного). Их нужно подшивать в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления или получения.
Помимо всего прочего, Правила предписывают хранить в течение 4 лет и иные документы, которые, хотя и не регистрируются в Журнале, имеют самое что ни на есть прямое отношение к НДС. Это заверенные в установленном порядке комиссионером (агентом) копии счетов-фактур, полученных комитентами (принципалами); таможенные декларации (их заверенные копии), платежные и иные документы, подтверждающие уплату налога; заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате НДС или их копии и т.д. Беречь нужно и документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав, а также "первичку" на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров. Никак нельзя выбросить раньше положенного срока и бухгалтерские справки-расчеты, на основании которых был восстановлен НДС, ранее принятый к вычету, а также иные документы, которые регистрируются в Книге покупок или Книге продаж.
"Виртуальные" даты
Особое внимание следует уделить заполнению граф Журнала, предназначенных для внесения данных о дате выставления и о дате получения счета-фактуры. Связано это с тем, что счета-фактуры могут быть выставлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде. В общем случае один и тот же документ нельзя продублировать одновременно и в бумажном, и в электронном варианте.
При выставлении счета-фактуры в электронном виде в графу 2 ч. 1 Журнала вносится дата поступления файла оператору электронного документооборота от продавца, указанная в соответствующем подтверждении. Причем в наличии у продавца должно быть извещение покупателя о получении счета-фактуры, подписанного его ЭЦП и полученного также через оператора электронного документооборота. Вполне возможно, что продавцу придется предпринять несколько попыток отправить счет-фактуру покупателю. В этом случае датой, которую нужно внести в Журнал, будет являться та, когда было получено упомянутое извещение.
В свою очередь, в графе 2 ч. 2 Журнала указывается дата направления покупателю оператором электронного документооборота файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении оператора. В данном случае также необходимо заручиться извещением покупателя о получении счета-фактуры, подписанным его же ЭЦП и подтвержденным оператором электронного документооборота.
Ну а как быть, если в силу тех или иных причин покупатель так и не получит от продавца счет-фактуру в электронном виде? При подобном стечении обстоятельств допускается составление такого счета-фактуры на бумажном носителе. При этом продавец переносит показатели из составленного "виртуального" бланка, не изменяя их, в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе. В ч. 1 и 2 Журнала в этом случае продавец и покупатель соответственно регистрируют только "бумажный" счет-фактуру. А вот перевыставить его же в электронном виде впоследствии уже нельзя.
Обратите внимание! Счет-фактура, составленный в электронном виде, не имеет такого реквизита, как "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо". Он подписывается лишь ЭЦП руководителя хозяйствующего субъекта (ИП). Если же сложилось так, что организации пришлось вместо "виртуального" составить "бумажный" счет-фактуру, то тут уж без подписи главбуха (иного уполномоченного лица) не обойтись.
Также стоит иметь в виду, что графа 2 ч. 1 Журнала не заполняется при регистрации не подлежащего выставлению счета-фактуры, составленного налоговым агентом при перечислении платы иностранному поставщику или собственнику казенного имущества. Указанную графу следует оставить незаполненной в случае составления счета-фактуры при выполнении СМР для собственных нужд и при передаче товаров (работ, услуг) также для собственных нужд, если расходы не учтены при налогообложении прибыли. Назовем и последний случай, когда дата не указывается: ее не вписывают, когда налогоплательщик получает суммы, которые в соответствии со ст. 162 Налогового кодекса увеличивают базу по НДС.
Книга покупок и Книга продаж
В отличие от Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур бланки Книги покупок и Книги продаж ранее имели место. Однако в их новых формах, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137, присутствует немало изменений. Причем их невозможно не заметить.
Так, теперь вместо одной графы, в которой указывались номер и дата счета-фактуры, для данных показателей в Книге покупок предусмотрено их целых четыре:
- в графе 2 указываются, как и прежде, номер и дата счета-фактуры;
- в графе 2а - номер и дата исправления счета-фактуры;
- в графе 2б - номер и дата корректировочного счета-фактуры;
- в графе 2в - номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры.
Аналогичные графы появились и в Книге продаж, но под другой нумерацией (1, 1а, 1б, 1в).
При отсутствии данных для их отражения в тех или иных графах Книг покупок или продаж их оставляют пустыми. В частности, при регистрации в Книге покупок счета-фактуры, полученного от продавца на перечисленную сумму аванса в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, графы 4, 6, 8а, 9а, 10 - 12 не заполняются. Не нужно вписывать данные и в графы 2а, 2б и 2в, если в первоначальный счет-фактуру не вносились исправления и не выставлялся корректировочный счет-фактура.
Стоимостные показатели Книги покупок и Книги продаж указываются в рублях и копейках.
Книгу покупок и Книгу продаж можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Они, как и Журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур, составляются за один налоговый период. И точно так же до 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, Книги, составленные на бумажном носителе, прошнуровываются, их страницы пронумеровываются, заверяются подписью руководителя организации (уполномоченного лица) или ИП и скрепляются печатью компании. Дополнительные листы подписываются руководителем организации (уполномоченным лицом) или ИП, прикладываются к Книге за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в том числе корректировочный) до внесения в него исправлений. Далее листы пронумеровываются с продолжением сквозной нумерации страниц соответствующей Книги за указанный налоговый период, прошнуровываются и скрепляются печатью.
Книга покупок и Книга продаж, составленные в электронном виде, и дополнительные листы к ним скрепляются ЭЦП руководителя организации (уполномоченного им лица) или ИП при их передаче в налоговый орган на проверку.
Обратите внимание!
По новым правилам Книгу покупок и Книгу продаж, а также дополнительные листы к ним в соответствии с Постановлением N 1137 следует хранить, как и Журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур, в течение не менее 4 лет с даты внесения в них последней записи. Отметим, что ранее Книги требовалось беречь не менее 5 лет (п. п. 15 и 27 Постановления N 914). Также стоит отметить, что теперь Книги подписывает не главный бухгалтер, а руководитель организации (или уполномоченное лицо).
Продолжение следует
Счет-фактура является основным документом, который служит основанием для применения вычетов по НДС. Поэтому даже несмотря на то, что он состоит всего-то из одной страницы, к его заполнению следует относиться более чем внимательно. Однако от ошибок не застрахован никто, а исправлять их теперь нужно по новым правилам. Да и форма корректировочного счета-фактуры претерпела изменения. Помимо всего прочего, исправления и корректировки (а это в данном случае совершенно разные вещи) нужно провести и в других значимых для НДС документах.
Таким образом, обзор новшеств, которые "подарило" налоговым агентам и плательщикам НДС Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137, очевидно, еще не закончен.
Организации и ИП, связанные с НДС, должны вести журнал полученных и выставленных счетов-фактур. Кто сдает в 2018 году этот журнал в налоговые инспекции? На каком бланке его заполнять? В какие сроки передавать в ИФНС заполненный бланк? Ответим на вопросы.
Кто в 2018 году должен вести журнал счетов-фактур?
В 2018 году журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур должны формировать посредники. Кто к ним относится? Если коротко, то это компании и ИП, работающие от своего имени, но в интересах третьих лиц (то есть, сторонних фирм). Такими посредниками считаются:
- комиссионеры (п. 1 ст. 990 ГК);
- агенты (п. 1 ст. 1005 ГК);
- экспедиторы, организующие исполнение услуг с привлечением третьих лиц, но сами в перевозках не участвующие (п. 1 ст. 801, ст. 805 ГК);
- застройщики, организующие строительство с привлечением подрядчиков, но сами в выполнении подрядных работ не участвующие (ст. 740 ГК).
Заметим, что система налогообложения значения не имеет. Даже если ООО или ИП применяют УСН и являются посредниками, то они обязаны заполнять в 2018 году журнал полученных и выставленных счетов-фактур. Однако есть случаи, когда комиссионеры и агенты должны вести журнал учета счетов-фактур. Так, например, если они продают товары покупателям на спецрежиме или физическим лицам, то могут и не выставлять им счета-фактуры. А раз так, то и журнал в 2018 году вести не требуется.Но кто сдает журнал в ИФНС и в какие сроки? Об этом расскажем далее.
Кто сдает журнал счетов-фактур в 2018 году: правила
В 2018 году посредники передают в ИФНС журнал со счетами-фактурами, которые выставляют покупателям и получают от продавцов в рамках посреднической деятельности. Таким образом, ответ на вопрос «кто сдает журнал 2018 году» – все, кто обязан его вести!
Получив журнал, налоговые инспекции в 2018 году смогут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот -соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.
Сдавать журнал в ИФНС требуется нужно не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Это можно делать только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 5.2 ст. 174 НК РФ, письмо ФНС России от 8 апреля 2015 г. № ГД-4-3/5880). Если же вы плательщик НДС или налоговый агент по НДС, то журнал допускается обобщать «на бумаге». Тогда передавать его в ИФНС не требуется.
Вот таблица со сроками сдачи журнала полученных и выставленных счетов-фактур в 2018 году:
Бланк журнала счетов-фактур 2018
Форма (бланк) журнала содержится в приложении № 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Электронный формат журнала ФНС определен приказом от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93.
Главное: бухгалтеру на заметку
- журнал ведется только в тех кварталах, когда вы выставляли или получали счета-фактуры, действуя в интересах третьих лиц. И регистрировать в нем надо только такие счета-фактуры, т.е. те, по которым вы сами НДС не начисляете и не принимаете к вычету. Счета-фактуры на свое вознаграждение в журнале не регистрируйте (п. 1(2) Правил ведения журнала);
- счета-фактуры, выставленные вами при продаже или приобретении товаров (работ, услуг) в качестве посредника, регистрируйте в ч. 1 журнала на дату их составления (п. 3 Правил ведения журнала);
- счета-фактуры, полученные вами в качестве посредника при приобретении или продаже товаров (работ, услуг), записывайте в ч. 2 журнала по дате их составления (п. п. 3, 12 Правил ведения журнала);
- если ваша компания – плательщик НДС или налоговый агент по НДС, включите сведения из журнала в разд. 10 и 11 декларации по НДС. Отдельно сдавать журнал в налоговую инспекцию не надо (п. п. 49, 50 Порядка заполнения декларации по НДС, Письмо ФНС от 08.04.2015 № ГД-4-3/5880).
- если ваша компания не является ни плательщиком НДС, ни налоговым агентом по НДС, то вы должны сдавать журнал учета счетов-фактур в ИФНС не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Конечно, тонкости регистрации в Журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также отражение этих документов в Книгах покупок и продаж – удел бухгалтеров. Но нам важно понимать, какие значимые изменения произошли в этой сфере, сколько хранить счета-фактуры, Журнал и Книги.
Напомним, что 26.12.2011 было принято постановление Правительства РФ № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Постановление № 1137). Ранее эта сфера регулировалась постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, которое мы будем именовать «Постановление № 914».
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур
Постановлением № 1137 впервые утверждена форма Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее – Журнал) (приложение № 3 к Постановлению № 1137). Журнал состоит из двух частей: части 1 – «Выставленные счета-фактуры» и части 2 – «Полученные счета-фактуры». Раньше для этих целей применялись два самостоятельных Журнала. См. Пример 1.
Теперь счета-фактуры можно выставлять не только в бумажном виде, но и в электронном. Кроме «обычного» счета-фактуры, мы сейчас имеем еще «корректировочный», причем их формы предусматривают возможность вносить исправления путем составления новых экземпляров счетов-фактур. Так вот, все перечисленные в этом абзаце разновидности счета-фактуры, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в новом Журнале.
В «шапке» Журнала указывается полное или сокращенное наименование налогоплательщика согласно учредительным документам, его ИНН и КПП, а также налоговый период, за который составлен Журнал. Раньше Журнал составлялся за год в целом, а теперь – за каждый налоговый период (для НДС налоговым периодом является квартал). Таким образом, за год необходимо будет составить 4 Журнала.
Журнал, составленный на бумажном носителе, подписывается личной подписью руководителя организации / индивидуального предпринимателя (или уполномоченным им лицом), прошнуровывается, страницы нумеруются. Причем это делается по истечении каждого налогового периода (квартала), до 20-го числа следующего за ним месяца. Страницы Журнала скрепляются печатью организации.
Когда Журнал ведется в электронном виде с помощью бухгалтерской программы и у вас нет ЭЦП, его необходимо распечатывать по окончании каждого квартала для оформления в вышеуказанном порядке.
Журнал, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителя организации (или ИП, или уполномоченного лица). Такой порядок оформления потребуется при передаче Журнала в налоговую инспекцию, в случаях, предусмотренных в НК РФ (например, в порядке ст. 93 НК РФ).
Журнал следует хранить в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 «Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур...», утвержденных Постановлением № 1137).
При регистрации счетов-фактур в Журнале предусмотрен код способа выставления счетов-фактур (графа 3). Для документов на бумажном носителе этот код – 1, в электронном виде – 2.
Продавец должен регистрировать счета-фактуры по дате их выставления, а покупатель – по дате получения.
В регистрации электронных счетов-фактур есть особенность. При использовании услуг спецоператора для обмена электронными документами в качестве даты регистрации выставленного счета-фактуры в Журнале указывается дата поступления файла счета-фактуры спецоператору, которая берется из его подтверждения. А казус состоит в том, что если продавец не получил извещения от покупателя о получении им счета-фактуры, то такой документ не может быть зарегистрирован в Журнале (даже если продавец имеет подтверждение спецоператора с указанием даты и времени).
При повторном направлении одного и того же счета-фактуры в электронном виде указывается дата того направления, по которому получено извещение покупателя о получении счета-фактуры
Мнение специалиста
Наталья Храмцовская , к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
С одной стороны, при выставлении счета-фактуры ему должен быть присвоен конкретный регистрационный номер, и он должен быть зарегистрирован по дате выставления. С другой стороны, регистрировать в Журнале выставленные электронные счета-фактуры можно только при наличии подтверждения о доставке их покупателю.
Учитывая, что процесс передачи счета-фактуры покупателю и получения подтверждения от него может занять до 2 дней (согласно пп. 2.6 – 2.7 «Порядка выставления и получения счетов-фактур...», утвержденного приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н), то получается, что зарегистрировать электронный счет-фактуру в Журнале в момент выставления нельзя – информация о нем должна где-то «зависнуть» до тех пор, пока не будут получены 2 квитанции (от оператора и от покупателя). На практике это означает, что придется вести отдельный учет выставленных, но еще не подтвержденных счетов фактур в каком-то «неофициальном» журнале или базе данных.
Обратите внимание и на то, что в Постановлении № 1137 постоянно упоминается «электронная цифровая подпись», несмотря на то, что по Закону об электронной подписи от 06.04.2011 № 63-ФЗ жить ей осталось несколько месяцев (если, конечно, срок ее жизни не будет продлен, поскольку государственные органы, скорее всего, не успеют к июлю 2012 года привести свои нормативные документы в соответствие этому Закону).
Книга покупок и Книга продаж
В новой форме Книги покупок (Приложение № 4 к Постановлению № 1137) состав показателей почти не изменился. В табличную часть Книги дополнительно внесены три графы (2а, 2б и 2в), в которые заносятся номер и дата исправлений и корректировочных счетов-фактур, в том числе их исправлений. Еще несколько изменились названия граф 6–12. Существенно это только для графы 6: теперь из ее названия следует, что страну происхождения нужно указывать в виде цифрового кода. См. образцы заполнения этих документов в Примерах 2 и 3.
Счета-фактуры, полученные от продавцов и зарегистрированные в части 2 Журнала, подлежат регистрации в Книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты по НДС. Это касается всех разновидностей счетов-фактур: «обычных», исправленных и корректировочных, оформленных как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Если продавец повторно направил ранее составленный счет-фактуру в электронном виде (в который на дату повторного направления внес изменения) с исправленными реквизитами, то такой счет-фактура, с указанием номера и даты исправления, по мере возникновения права на налоговые вычеты регистрируется покупателем в Книге покупок. А первоначально составленный счет-фактура (до внесения в него исправлений), направленный продавцом покупателю и не полученный покупателем, в Книге покупок покупателя не регистрируется.
Интересен вопрос о регистрации счетов-фактур, операции по которым облагаются по различным ставкам НДС или не подлежат налогообложению. В этом случае регистрация счета-фактуры в Книге покупок производится на ту сумму, на которую налогоплательщик получает право на вычет (п. 13 Правил ведения Книги покупок).
Не менее важный момент касается регистрации корректировочных счетов-фактур. Если происходит снижение стоимости товара, то этот документ в Книге покупок регистрирует поставщик. Если рост стоимости, то – покупатель.
Правила для ведения Книги продаж в основном аналогичны правилам ведения Книги покупок, поэтому не будем на них останавливаться подробно.
Однако обратите внимание: составленные счета-фактуры (в т.ч. электронные) подлежат регистрации в Книге продаж вне зависимости от даты их получения покупателями.
В Постановлении № 914 не был четко прописан порядок внесения корректировок в Книгу покупок и Книгу продаж в ситуациях, когда счета-фактуры исправляются в том же налоговом периоде, в котором они зарегистрированы в соответствующей Книге. Теперь дополнительные листы оформляются только в случае необходимости внесения изменений в Книгу за прошедшие налоговые периоды (п. 4 Правил ведения Книги покупок и п. 3 Правил ведения Книги продаж, утвержденных Постановлением № 1137). Корректировка Книги за текущий период производится непосредственно в ней, а не на дополнительном листе.
Оформление Книги покупок и Книги продаж . Составленные на бумажном носителе, они подписываются личной подписью руководителя организации (или уполномоченного им лица), прошнуровываются, страницы пронумеровываются. При этом страницы скрепляются печатью организации. Оформлять документ необходимо по истечении налогового периода (каждого квартала), до 20-го числа следующего за ним месяца.
Дополнительные листы Книг, составленных на бумажном носителе, также подписываются руководителем и прикладываются к той Книге, в которой был зарегистрирован исправленный счет-фактура.
Если Книги ведутся в электронном виде, то они и дополнительные листы к ним должны подписываться электронной цифровой подписью руководителя организации (или ИП, или уполномоченного представителя). Данный порядок установлен для передачи их в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ.
Книгу продаж и Книгу покупок, составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также дополнительные листы к ним следует хранить не менее 4 лет с даты последней записи (п. 22 Правил ведения Книги продаж, п. 24 Правил ведения Книги покупок). Данный порядок, в отличие от ранее действовавшего, соответствует требованиям подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Напомним, в Постановлении № 914 содержалось требование о хранении данных документов в течение полных 5 лет с даты последней записи (п. 15, 27 Постановления № 914).
Срок хранения счетов-фактур, Журнала и Книг
Раньше покупатели вели Журнал учета полученных от продавцов счетов-фактур, в котором они хранились, а продавцы вели Журнал учета выставленных счетов-фактур, где хранили их вторые экземпляры. При этом в старом Постановлении № 914 указан срок хранения Книги покупок и Книги продаж, предназначенных для регистрации счетов-фактур, который составлял 5 лет с даты последней записи (п.п. 15, 27 Постановлении № 914). Соответственно, и срок хранения счетов-фактур должен был быть таким же.
Но данный порядок не соответствовал требованиям подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, где установлена обязанность налогоплательщиков обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов в течение 4 лет.
С вступлением в силу Постановления № 1137 это противоречие устранено. Книгу продаж (Книгу покупок), составленную как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также дополнительные листы к ней следует хранить не менее 4 лет с даты последней записи (п. 22 Правил ведения книги продаж, п. 24 Правил ведения Книги покупок Постановления № 1137). Соответственно, и счета-фактуры, зарегистрированные в Книге, подлежат хранению в течение такого же срока.
Причем счета-фактуры, подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры, должны храниться в хронологическом порядке по мере их выставления/получения за соответствующий налоговый период.
Обратите внимание: в Постановлении № 1137 все сроки хранения указаны только для Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также Книги покупок и Книги продаж – не менее 4 лет с даты последней записи. На этом основании мы и делаем вывод, что счета-фактуры должны иметь этот же срок хранения. Хотя напрямую Постановление № 1137 о надлежащем сроке хранения счетов-фактур не говорит! Зато есть прямое указание о правилах учета и хранении (также в течение 4 лет) документов, не регистрируемых в Журнале учета, таких, как таможенная декларация, заявление о ввозе товара и об уплате косвенных налогов и т.д.